Trabalhar remotamente tem sido uma exigência neste momento de crise. Se a sua empresa ainda não está habituada com o trabalho remoto, implemente esta estratégia, faça testes dos procedimentos e ferramentas que serão utilizados para que, assim, você possa treinar as pessoas aos poucos e melhorar o processo de trabalho remoto a cada dia.
Muitas ferramentas possibilitam organizar e facilitar a comunicação cumprindo o papel de alinhar a conversa em grupo. O WhatsApp é a solução mais utilizada, mas podemos contar com outras soluções como o Slack, Microsoft Teams, o Hangouts, entre outros. Eles cumprem o mesmo papel, cada um com suas funcionalidades.
Seguem alguns passos para ter sucesso nesta estratégia:
Canal de videoconferência
Para que as reuniões possam ser feitas em tempo hábil durante períodos de crise, é importante escolher um bom canal de videoconferência. É preciso garantir que todos os computadores tenham câmera e microfone em correto funcionamento. Oriente os colaboradores a sempre testar conexão de internet, resolução de câmera e qualidade do áudio antes das reuniões planejadas.
No modelo de trabalho remoto as reuniões acontecem quando realmente necessárias e isso já é um avanço. As reuniões precisam ter objetivos claros através de uma pauta predefinida e uma agenda organizada para que todos os convidados se mantenham informados (utilizar o Google Agenda é muito útil). Preparar o ambiente e deixar tudo que precisará por perto é essencial para evitar se levantar toda hora.
Ferramenta de gestão de tarefas
Os gestores e os colaboradores precisam visualizar o que deve ser feito no dia e na semana. Com todos trabalhando remotamente, é um grande desafio visualizar as entregas de cada um. Uma ferramenta de gestão de tarefas que garanta boa usabilidade proporciona produtividade para a equipe e gestão sobre o desempenho das atividades.
Muitas ferramentas de gestão de tarefas, tempo e desempenho estão disponíveis em versões gratuitas e pagas, permitindo que os controles de atividades de grupos e de projetos sejam acompanhados de forma remota.
Plataforma de armazenamento de arquivos
Deve ser rápida a escolha de onde serão armazenados os arquivos, para se manter a segurança das informações produzidas na empresa. Diversas opções na nuvem são seguras e eficazes para o trabalho remoto, como: Dropbox, OneDrive, Google Drive, Cloud Drive etc.
Saúde financeira
Como pagamentos presenciais e o uso de maquininhas deixarão de ser prioridade, é importante escolher uma plataforma de automatização dos seus pagamentos e processo de cobrança. Assim, as vendas continuam mesmo em momentos de crise.
Gestão dos clientes
É imprescindível ter o controle das entradas e saídas dos seus clientes para prever seu faturamento mensal. Isto pode ser garantido com o uso de um sistema de gestão que entregue dados em tempo real. Intensificar o relacionamento durante o período de crise para dar apoio aos seus clientes é muito importante.
Canais de comunicação
Ouvir os colaboradores que trabalham remotamente permite ajustar rapidamente a comunicação e recursos disponibilizados à equipe. Cuidar da saúde emocional dos colaboradores em tempo de crise também é fundamental. Por isso, mantenha um canal aberto para acolher possíveis dúvidas, sugestões e ansiedades.
Nesta situação delicada para a saúde pública, temos um contexto que impacta fortemente a economia e prejudica especialmente negócios locais. Esperamos que estas dicas práticas ajudem os negócios locais a superarem esta crise.
Sairemos mais fortes e chegaremos mais longe juntos!
